Privacyverklaring

Solfy AI Solutions V.O.F. is een Nederlandse vennootschap onder firma, gespecialiseerd in kunstmatige intelligentie en procesautomatisering voor het bedrijfsleven.

2.1 Gegevens die u zelf aan ons verstrekt

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en functie
• Inhoud van berichten via het contactformulier, e-mail of chat
• Gegevens die u deelt bij het aanvragen van een offerte, AI Scan of adviesgesprek

2.2 Gegevens die automatisch worden verzameld

• IP-adres
• Browsertype en apparaatinformatie
• Bezochte pagina's en klikgedrag op solfy.ai
• Datum en tijdstip van websitebezoek
• Interacties met onze chatbot (Sol)

2.3 Gegevens van zakelijke klanten en opdrachtgevers

• Contactgegevens van contactpersonen binnen de organisatie
• Facturatiegegevens (bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer)
• Correspondentie en communicatie over projecten en opdrachten
• Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van AI-implementaties

2.4 Gegevens verwerkt namens klanten (als verwerker)

Indien Solfy in het kader van een klantproject persoonsgegevens verwerkt die toebehoren aan de eindklanten van onze opdrachtgevers — bijvoorbeeld via een AI-voice agent of chatbot — handelen wij als verwerker in de zin van de AVG. In dat geval is onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en sluiten wij een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

3.1 Uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

• Het leveren van onze AI-diensten en automatiseringsoplossingen
• Het afhandelen van aanvragen, offertes en opdrachtbevestigingen
• Het factureren van geleverde diensten
• Communicatie over de voortgang van projecten en opdrachten

3.2 Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

• Het verbeteren van onze website en dienstverlening
• Het analyseren van websitegebruik via geanonimiseerde statistieken
• Het beveiligen van onze systemen en het voorkomen van misbruik
• Het onderhouden van zakelijke relaties met klanten en partners
• Het bijhouden van interacties via onze chatbot Sol voor kwaliteitsverbetering

3.3 Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

• Het plaatsen van niet-functionele cookies (analytisch of marketing)
• Het verzenden van commerciële e-mailberichten, indien u hiervoor toestemming heeft gegeven

U kunt een gegeven toestemming te allen tijde intrekken zonder dat dit gevolgen heeft voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

3.4 Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

• Het voldoen aan fiscale bewaarplichten (7 jaar op grond van art. 52 AWR)
• Het voldoen aan overige wettelijke verplichtingen

4.1 Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, waaronder de werking van het contactformulier en de chatbot. Hiervoor is geen toestemming vereist.

4.2 Analytische cookies

Wij kunnen analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Waar mogelijk worden deze geanonimiseerd. Voor het plaatsen van analytische cookies vragen wij vooraf uw toestemming via onze cookiemelding.

4.3 Marketing- en trackingcookies

Met uw toestemming kunnen wij marketingcookies plaatsen, bijvoorbeeld om relevante content te tonen via LinkedIn of andere platforms. U kunt uw cookievoorkeuren op elk moment aanpassen via de cookiemelding op onze website.

Als AI-automatiseringsbureau maken wij bij de uitvoering van onze diensten gebruik van AI-tools en -modellen van externe leveranciers. Wij gaan hierbij zorgvuldig om met persoonsgegevens:

• Wij delen persoonsgegevens met AI-tools uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
• Wij selecteren AI-tools die voldoen aan de Europese privacywetgeving of waarvoor passende waarborgen zijn getroffen.
• Waar mogelijk werken wij met geanonimiseerde of gepseudonimiseerde data.
• Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten op basis van persoonsgegevens die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen, zonder menselijke tussenkomst.
• Onze AI-voice agents en chatbots identificeren zich altijd als AI-systeem conform de vereisten van de EU AI Act.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn:

• Hostingproviders (Hetzner Online GmbH, Duitsland — servers in de EER)
• E-mail- en communicatiediensten (Microsoft 365 via GoDaddy)
• AI-modelproviders (Anthropic, OpenAI)
• Voice agent- en telefonie-infrastructuur (Vapi, Twilio)
• Workflow-automatiseringstools (Make.com, n8n)
• Boekhouding- en facturatiesoftware
• Calendly voor het plannen van adviesgesprekken

6.1 Doorgifte buiten de EU/EER

Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de EER (o.a. Anthropic, OpenAI, Vapi, Twilio — VS). In die gevallen zijn passende waarborgen getroffen via Standard Contractual Clauses (SCC's). Onze serverinfrastructuur (Hetzner) staat in Duitsland en valt volledig binnen de EER.

• Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) op alle door Solfy beheerde systemen
• Serverinfrastructuur gehosted in Duitsland (EER) bij Hetzner Online GmbH
• Toegangsbeperking op basis van het need-to-know principe
• Sterke authenticatie en SSH-sleutelgebaseerde toegang tot serverinfrastructuur
• Dagelijkse geautomatiseerde back-ups van databankgegevens
• Regelmatige beveiligingsupdates van alle systemen
• Geheimhoudingsovereenkomsten met alle ingeschakelde medewerkers en subcontractors

• Als verwerkingsverantwoordelijke: melding bij Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur indien het datalek een risico inhoudt voor betrokkenen; direct informeren van betrokkenen bij hoog risico.
• Als verwerker namens een klant: melding aan de betreffende klant binnen 48 uur, zodat deze aan de eigen meldplicht kan voldoen.
• Wij houden een intern register bij van alle datalekken.

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage (art. 15 AVG) — opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie (art. 16 AVG) — onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering (art. 17 AVG) — verzoeken uw gegevens te verwijderen
• Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG) — verwerking tijdelijk laten beperken
• Recht op dataportabiliteit (art. 20 AVG) — gegevens overdragen aan uzelf of een andere partij
• Recht van bezwaar (art. 21 AVG) — bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht om toestemming in te trekken (art. 7 lid 3 AVG) — eerder gegeven toestemming intrekken

Neem contact op via info@solfy.ai. Wij reageren uiterlijk binnen vier (4) weken. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren alvorens uw verzoek in behandeling te nemen.

Bent u ontevreden over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens? Neem eerst contact met ons op via info@solfy.ai. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

• Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens — autoriteitpersoonsgegevens.nl — Tel: 088 1805 250
• België: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) — gegevensbeschermingsautoriteit.be — Tel: +32 (0)2 274 48 00

Solfy is actief op sociale mediaplatforms, waaronder LinkedIn en Instagram. Wanneer u interactie heeft met onze content op deze platforms, zijn de privacyvoorwaarden van het betreffende platform van toepassing. Wij hebben geen invloed op hoe deze platforms uw gegevens verwerken. Als u via sociale media contact met ons opneemt, bewaren wij berichten niet langer dan noodzakelijk.

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud of het privacybeleid van deze externe websites en raden u aan het privacybeleid van dergelijke websites te raadplegen.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, nieuwe wetgeving (waaronder de EU AI Act) of technologische ontwikkelingen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op solfy.ai/privacyverklaring. De datum van de laatste wijziging is bovenaan dit document vermeld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u actief, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op onze website.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan contact met ons op: